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电子采购从今天开始
作者：佚名 日期：2001-6-27 字体：[大] [中] [小]
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通用电气公司估计：在不久的将来，公司通过电子采购将每年节约100亿美元。如果你的公司至今还没有开始尝试，那就赶紧行动起来吧。
电子采购对于电子商务而言，就像篮球比赛中的掼篮一样，是最引人入胜的部分。它简单、快捷、充满乐趣，当然还有诱人的利润。事实上，已经有许多公司开始在网上进行至少是部分的采购，节省的效果令人侧目：间接货物的成本降低了20％～30％，直接材料的成本降低了0．5％～2％，要知道大多数公司通常在直接采购方面都有一套行之有效的程序。除了上述“节省”的好处以外，一些先行一步的公司也已经意识到了电子采购的其他优势，如对产品和服务更广泛的挑选余地；供应商分布地域更为扩大；供应商的服务也更为完善。
然而并不是所有人都认为电子采购是件轻而易举的事情。一些试着在网上进行采购的公司发现它们遇到了来自供应商以及公司内部采购或工程部门的阻力。还有很多公司则说，它们确实是打算参与进来，但却又不知道该从何入手。
以下的五步曲将助你起步，并步入正轨。
举办一次拍卖
初涉网海，先从无关大局的生意做起——比方说，产品包装或者某种不太重要的服务。通过一家服务供应商（如FreeMarkets或某些财团的交易市场）来举办一场拍卖会，也就是说，这种拍卖是由买方而非卖方发起，因此在拍卖中报盘价也通常会越报越低。
有一种方法在交易时通常是非常有力的，那就是对想要购买的货物进行详细描述，但即使买不到也无所谓。例如：在报价时对所拍物品提出详细要求后，一位金属商品的买家发现，除了供应货物本身以外，供应商还会提供一套非常有价值的相关服务，如技术上的建议、准确的发货时间及海关提单的条款。买方也将从中认识到，他可以选择将这些服务写入拍卖的条款中，也可以选择放弃这些服务及其带来种种好处，主动权握在自己手中。根据我们的经验，一场精心策划的拍卖，除了压低价格的功效以外，通常都会帮助买家明确交易中需要重视的价值所在以及他真正想要购买的东西。
用“电子采购”工具
集约你的“开销”
许多公司已经开始通过战略性采购提议来集约aggregate使用其采购拨款，但是对除此以外的一些支出（例如保养、维修及运营）却并没有进行集约。让我们这样来想一想，你的机构里光书写工具这一项——钢笔、铅笔、圆珠笔、标记笔等等，就购买了多少不同的种类及品牌呢？又是从多少商家手中买到的呢？对于一家大公司来说，即使一种再普通不过的物品，买上五十多个种类、五十多种牌子也不是什么稀罕事。
那么，还是先从那些次要的买卖开始吧。首先弄明白你到底想买什么，然后对你的采购进行集约。很多软件商，例如Commerce One和Ariba，可以为你的机构提供必要的软件，你可以方便地使用这些软件对采购交易进行集约，即使买卖双方相隔万里也毫不费力。
一旦你清楚了自己需要买什么，要买多少，就可以根据你的采购标准来争取优惠的价格及交货条款了——就像传统的非电子方式一样。波士顿顾问公司对一些主要公司的调研结果显示，光是“集约”这一项就可以节省5％至10％的支出，还不包括通过其他方法节省的开支。尽管集约并不一定需要使用电子商务，但是电子商务的参与无疑会使集约工作更加方便、快捷和廉价。电子商务为产品及产地的汇总选购注入了新的活力，而以前要想进行汇总采购的话，从开支角度考虑是绝对不合算的。
参与全球冒险
大多数为拍卖活动提供全面服务的公司，以及许多财团交易市场正在建立大型的数据库，数据库中涵盖了供应商供应的产品、供应商能力及提供的服务等各个方面。随着数据库的不断扩展，它们还将收录日益扩大的供应商群体的更具体信息。这样的资源，加上大多数公司现有的卖方资格检验程序，可以极大地拓展合乎要求的供应商范围。因此，供应商数量增加个三到五倍也不足为奇。
假如你把开展贸易的范围稍稍扩展一点，那么节省的效果可能会令你大吃一惊。例如：一家《财富》100强企业已开始从中国直接购买许多工具；而另一家则已开始从中东地区购买纸板箱包装的产品了。这两个个例中，买方在转向电子渠道交易后，扩展了可选择的供应商范围，从而建立起了信心，并将在将来的贸易中把范围进一步扩大。通过在广泛的区域进行搜索，使得买方在购买产品及作出选择时有了更大的比较余地，有时这甚至会带来50％以上节省的巨大效益。
检查供应商的“电子准备”情况
让你的供应商在网上与你进行合作可以带来非常可观的效益。正如Cisco和Dell公司所显示的：低廉的开支、无多余环节的过程，以及较短的订货和交货间隔，都可以成为有力的竞争武器。那么，第一步就是先确定你和你的供应商目前所处的位置。可以通过以下几个问题来分析你的供应商群体中每一个公司的情况：
我们目前是否已开展了电子业务？如果是的话，采购活动中的哪个部分是电子化的？
哪些功能已经在网上使用了？信息共享？谈判？合同管理？订购状况管理？订单接收与确认？支付？
实现“系统对系统”交易还需要多少时间，我们还需要具体做哪些工作才能实现这个目标？
挑选合适的领导者
每一项成功的创新事业都需要一位领导者。你的采购部门正需要这样一位带头人。然而，在机构的核心领导层中却不一定能找到合适的人选。这是因为：向电子采购的转变会威胁到现有的行为方式，也可能导致与供应商之间的关系紧张。
合适的领导者应是一位具有战略眼光、了解公司应该购买何种产品的人。他应该知道：什么样的产品是（或者可以成为）商品；哪些产品的确与众不同并且需要供应商的切实合作。一些公司已经采取了措施对采购活动进行系统的总结分析，其目的之一是希望增加公司准备转向拍卖的产品份额。需要指出的是，做出这些决定的时候应该小心谨慎一些，并应对计划进行周密的论证，因为你很可能会因此招致一些长期供应商的不满，甚至你自己的一些买家也会感觉不快。我们曾经看到一些大有可为的网上购买活动因为采购部门的不情愿而难以开展。
成功领导者的另一个特征是他摆脱“固定模式”的能力。大多数的采购部门是用压低价格的百分率来衡量成绩的。一次成功拍卖带来的价格大幅度的降低往往会引发类似疑问：“为什么我们过去会多付那么多钱？”一位公司经理在听说他的一个买家通过拍卖降低了25％的支出时，第一反应是：“这个人被解雇了吗？”电子采购领导人应该对机构内其他人员进行指导，介绍这些新工具（电子采购）前所未有的巨大威力，还应该有勇气面对来自各方面的阻力。
最后，这位领导人应该知道何时何地需要超越电子采购，向“电子供应链”迈进。对于很多公司而言，电子采购带来的最大好处并不仅仅是采购价的降低，而是整个价值链中新的合作层次，以及从产品开发到生产和销售以及客户关系管理的全方位提升。使用电子采购工具与供应商、分销商及顾客进行全面合作的能力将决定未来的优胜劣汰。一个称职的电子采购领导者不仅能够在今天为公司节约开支，还应该有能力创建新的“供应链”以赢得明天的胜利。 （James P． Andrew）